Wywiad 01

Firmę Acresta założyło trzech wspólników – Karolina Jurczak, Rafał Waligóra i Paweł Nowicki. Mieliście Państwo okazję pracować wspólnie przez wiele lat u dotychczasowego, warszawskiego lidera rynku zarządzania nieruchomościami – Atrium 21. Z czego wyniknął pomysł, aby założyć własną firmę?

Po przejęciu Atrium 21 przez litewskiego inwestora i związaną z tym zmianą kierunku dalszego rozwoju, zaczęło nam brakować dotychczasowego podejścia nastawionego na świadczenie jak najlepszej  usługi przy jednoczesnym poszanowaniu Klienta i współpracownika, bezpośrednio świadczącego usługę.

Obiecywano wdrożenie naszych dotychczasowych dobrych praktyk w ramach całej organizacji, a w rzeczywistości wdrażano rozwiązania stosowane w firmie, która jednak nie miała takiego doświadczenia jak my, przy obsłudze nowych i bardzo wymagających obiektów.

Nie mieliśmy już możliwości, w ramach nowoutworzonych struktur, dalszego rozwoju na dotychczasowych zasadach. Po zakończeniu współpracy zdecydowaliśmy się na budowę własnej firmy kultywującej dobre i skuteczne praktyki z domieszką swojego podejścia, minimalizującego ilość zbędnej biurokracji przy użyciu nowych technologii

Państwa prywatna lecz wciąż zawodowa historia jest niezwykle ciekawa. Pracowali Państwo wspólnie w jednej firmie do momentu niemal zwolnienia grupowego – Rafała Waligóry i Karoliny Jurczak z powodu przeciwstawianiu się dramatycznym, planowanym zmianom na niekorzyść pracowników, które miały zajść w firmie. To wszystko spowodowało też, że tamtejsza firma pozostała z jedynie kilkoma klientami z aż 150. Jak takie doświadczenia wpływają na Państwa obecną pracę i podejście do życia zawodowego?

Utwierdziło to nas w przekonaniu, że szacunek do Klienta i współpracowników, otwartość na ich potrzeby oraz stworzenie środowiska w firmie, które umożliwiałoby osiągnięcie wyznaczanych celów to najważniejszy składnik sukcesu. Bez tych elementów nie uzyskalibyśmy przez te 5 lat tylu wspaniałych referencji i nie zaufało by nam tylu nowych Klientów.

Na własnym przykładzie przekonaliśmy się o tym jak bardzo ważna jest atmosfera rozstawania się ze współpracownikami. Nie zawsze wszystkim musi panować nasza kultura pracy i nie każdego praca musi nam się podobać, ale bez względu na to, obu stronom należy się szacunek. Mamy grono byłych współpracowników, których nadal zapraszamy na spotkania integracyjne i dobrze się bawimy. Miło słyszeć właśnie od tych osób, które spróbowały innego podejścia, że to nasze ma naprawdę wiele plusów i jest doceniane na rynku pracy.

Od początku działania przedsiębiorstwa istnieje trzech współwłaścicieli z niemal 20-letnim doświadczeniem pracy w branży. W jaki sposób podzielili się Państwo obowiązkami? W których dziedzinach są Państwo specjalistami?

W firmie staramy się wykorzystywać naturalne predyspozycje  poszczególnych osób. Nie zawsze jest to łatwe z uwagi na dość płaską strukturę, ale szukamy sposobów na to, aby umożliwić rozwój poszczególnych osób. Niektóre z nich wspaniale odnajdują się wyszukiwaniu nowości na rynku zarządzania, a inni nowinek technologicznych. Są też osoby, które niesamowicie spełniają się jako organizatorzy różnego rodzaju imprez, albo specjalizują się w poprawnej wymowie czy świetnie znają zasady języka polskiego. Zawsze, kiedy  mamy w tych obszarach problem to właśnie do nich idziemy z prośbą o pomoc. Nigdy jeszcze nie dostaliśmy odmowy 😊

Natomiast nasza trójka współwłaścicieli jest na tyle różna, że nie mieliśmy żadnego problemu z podziałem obszarów w jakich się specjalizujemy. Opisy naszych stanowisk świetnie opisują nasze predyspozycje. Karolina Jurczak pełniąca funkcje Partnera Zarządzającego świetnie sprawdza się w roli „twardo stąpającej po ziemi szefowej” chociaż co pewien czas wymyśla nam nowe ciekawe zadania, które nie zawsze na początku wzbudzają u pozostałych entuzjazm 😊 Poza bieżącym nadzorem nad jakością naszej usługi pilnuje finansów firmy oraz tego, aby każdy z nas szybko otrzymał wynagrodzenie, jeszcze przed końcem miesiąca.

Paweł Nowicki to człowiek, którego nie da się nie lubić 😊 Paweł wszystkim chce pomóc i często zapomina przy tym o sobie, ale dzięki temu jest naszym dobrym duchem, który potrafi pokazać potencjalnym Klientom, jak wspaniała atmosfera u nas panuje. To właśnie dzięki niemu tak sprawnie się rozwijamy. Wraz z rozwojem firmy pojawiła się konieczność organizacji działu księgowości wspólnot. To właśnie Paweł go organizował i obecnie nadzoruje, ale to Karolina pierwsza wpadła na ten pomysł i nalegała na ten krok.

Rafał Waligóra z całej naszej trójki najdłużej ma do czynienia z zarządzaniem nieruchomościami. Uwielbia podnosić swoje kwalifikacje oraz osób, które z nim współpracują. Jest odpowiedzialny za cały proces szkolenia zarówno na wspólnych szkoleniach, jak też na etapie wprowadzania nowych osób do firmy i pilnowania ich rozwoju. Zanim do tego dojdzie to Rafał wyszukuje dla nas osoby najbardziej utalentowane. Zaprojektował cały proces rekrutacji i osobiście zajmuje się szukaniem tych najlepszych. Poza tymi obszarami Rafał to entuzjasta nowych technologii oraz optymalizacji naszej pracy. Cały czas obserwuje, jak pracujemy i szuka sposobów na to, aby eliminować zbędne procesy i w to miejsce ewentualnie aplikować rozwiązania, które minimalizują ryzyko błędu. Rafał również dba o nasze finanse osobiste. Czuje się odpowiedzialny za to, aby nasi współpracownicy możliwie najlepiej gospodarowali swoimi finansami i raz na jakiś czas podpowiada sprawdzone rozwiązania.

Pan Rafał Waligóra może pochwalić się kilkoma publikacjami na temat zarządzania nieruchomościami, praktyk wykorzystywanych w podobnych firmach czy własnego doświadczenia, jako zarządcy budynku. Czy taka wiedza pomaga w jakiś sposób prowadzić firmę i dobierać odpowiednich pracowników?

Oczywiście, dzięki tej wiedzy nie musimy już „wyważać otwartych drzwi”. Wiele problemów rozwiązujemy znacznie szybciej, znajdujemy lepsze rozwiązania oraz ciekawszych i bardziej wartościowych współpracowników. To nie jest tak, że zawsze to się udaje, ale podejmując poszczególne decyzje często odwołujemy się do naszych doświadczeń, porażek i sukcesów. Często też kwestionujemy nasze dotychczasowe rozwiązania. To właśnie 20 lat szukania najlepszych rozwiązań nauczyło nas krytycznego spojrzenia na swoje dotychczasowe pomysły oraz wzajemne obserwacje.

Często podchodząc do tematu od nowa wiemy, jak zaplanować jego wykonanie jeszcze sprawniej, albo gdzie uniknąć zbędnej pracy czy porażki.

W tym roku świętujecie Państwo 5-lecie istnienia własnej firmy na rynku. Które momenty w całej historii Acresty uważacie Państwo za przełomowe dla jej rozwoju?

Początek był najcięższy. Niepewność związana z tym czy na pewno się uda towarzyszyła nam przez pierwsze miesiące. Nie mieliśmy już za sobą właścicieli Atrium 21. Wszystko opierało się na nas i to my musieliśmy znaleźć rozwiązania. To było ciężkie, ale strasznie pouczające i budujące pewność siebie.

Kolejnym elementem było opieranie się przed namowami dotychczasowych Klientów z czasów Atrium 21, aby już teraz przejąć ich w obsługę pomimo trwającego zakazu konkurencji. Wewnętrznie czuliśmy, że nie możemy łamać reguł, w które sami wierzymy i chcemy stosować. To po prostu nie było w naszym stylu. Pomimo potrzeby rozrostu firmy z bólem serca musieliśmy odmawiać naszym Klientom. Na szczęście to rozumieli i doceniali, a po zakończeniu okresu 2 lat, kiedy obowiązywał nas zakaz konkurencji jeszcze raz pytali czy moglibyśmy się nimi zająć. To była dla nas największa nagroda za wytrwałość, a okres pierwszych 2 lat, kiedy samodzielnie zdobywaliśmy zaufanie nowych Klientów bardzo mocno podbudował nasze poczucie wartości. Okazało się, że mogliśmy zbudować firmę od nowa bez wykorzystywania dotychczasowych relacji. Obserwując inne firmy, które potworzyły się w tym samym okresie, widzimy, że duża większość  nie poszła naszą drogą, a szkoda bo cały czas mamy nadzieję, że rozwój tego obszaru pod względem etycznym nadal jest możliwy.

Ostatnim dużym krokiem o jakim chcielibyśmy napisać było utworzenie działu księgowości wspólnot. Wymagał on od nas sporego zaangażowania finansowego. Nie zaciągaliśmy żadnego kredytu w tym celu. Skorzystaliśmy z wypracowanych oszczędności. Nie byłoby też tego działu bez determinacji Karoliny i Pawła, którym udało się namówić Marysię Bieniek, która stała się fundamentem całego przedsięwzięcia. Marysia ma wiele lat doświadczenia oraz usposobienie, które pozwala dalej budować fantastyczną atmosferę nie tylko w zakresie księgowości wspólnot, ale również w całej firmie. Obawialiśmy się tego ruchu i stawianie na jedną kartę, ale udało się. Obecnie już zespół Marysi liczy 3 osoby.

W ciągu tych kilku lat udało się Państwu rozpocząć współpracę z 26 dużymi klientami, co przekłada się na 4802 lokale i 442 000 m2. Na co przede wszystkim zwracają Państwo uwagę w takich relacjach biznesowych?

Komunikacja to jest to co wg nas jest najważniejsze przy budowaniu relacji. Jej jakość i częstotliwość determinuje nastroje we Wspólnotach. Im większy zespół tym trudniej o to dbać, ale my mamy już ustalone standardy, które z powodzeniem realizujemy.

Inny aspekt to otwartość na potrzeby właścicieli. To jest z naszych głównych haseł. Staramy się bardzo, aby słuchać i słyszeć potrzeby, które często nie są wprost przekazywane. Inwestujemy w „miękkie” szkolenia, które pozwalają odpowiednio dobrać strategię do indywidualnych sytuacji.

Przykładają Państwo ogromną wagę do zarządzania firmą według tzw. turkusowego podejścia. Zgodnie z tym najważniejszymi wartościami są współpraca, szacunek i zaufanie. Skąd wzięła się inicjatywa do stworzenia właśnie tego rodzaju organizacji? W jaki sposób turkusowe podejście funkcjonuje w firmie Acresta?

Otwarcie na ten model zarządzania firmą przyszło jeszcze przed powstaniem Acresty. Już wtedy uczestniczyliśmy w spotkaniach z prof. Blikle, wielkim popularyzatorem turkusowego podejścia w Polsce. Również kontakt z p. Jeznachem oraz jego publikacjami zachęcił nas do testowania. Z czasem jednak okazało się, że nie zawsze wszyscy gotowi są współpracować w ramach tych zasad. Pan Jacek Santorski dobrze to kiedyś określił. Polska posiada jeszcze wiele elementów feudalnego Państwa i jeszcze nie jest do końca przygotowana na takie metody. My wierzymy, że jest już sporo osób chcących współpracować na podstawie tych głównych wartości. Wierzymy, że wraz ze zwiększającym się gronem takich osób u nas w firmie turkus i będzie coraz mocniej rozkwitał. Na obecnym etapie jeszcze sami się go uczymy i staramy wdrażać w bieżącej pracy.

Czy obecnie firma Acresta poszukuje nowych pracowników? Jeśli tak, to gdzie można znaleźć informacje na temat otwartych procesów rekrutacyjnych?

Staramy się cały czas być otwarci na nowe ciekawe osoby do współpracy. Na naszej stronie, w części nasz zespół jest link umożliwiający wysłanie swojego CV czy listu motywacyjnego. Cieszymy się bardzo, kiedy właśnie poprzez ten kanał poza dedykowaną rekrutacją ktoś z nami się skontaktuje. Zazwyczaj są to osoby, którym spodobała się idea turkusowej organizacji i chcą do nas z tego powodu dołączyć.

Poza tym kanałem w przypadku rekrutacji na konkretne stanowiska zazwyczaj korzystamy z portalu Pracuj.pl, którego ogłoszenia widoczne są również w GoWork.pl.

Zachęcamy do dołączenia do naszego grona. Atmosfera to jest ten element, który zawsze jest doceniany przez naszych współpracowników.

Czym szczególnym powinna wyróżniać się osoba, której marzy się praca w firmie Acresta?

Powinna być otwarta na nowe rozwiązania, wiedzę i technologię. Na pewno rzetelna i z nienagannym kręgosłupem moralnym, której bliskie są takie wartości jak szacunek, współpraca i zaufanie. Mniej ważne jest czy ma dwadzieścia parę lat, pięćdziesiąt, a może sześćdziesiąt. Ważna jest chęć do pracy i rozwijania własnych umiejętności.

Na jakie warunki zatrudnienia można liczyć w Państwa firmie?

Warunki współpracy z nami oficjalnie prezentujemy w naszych ogłoszeniach o prace prezentowanych na portalu pracuj.pl.

Współpracujemy na podstawie umów cywilnoprawnych lub w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Uważamy, że tego typu formy współpracy są najprostsze i najlepiej pasują do naszego sposobu współpracy, tzn. praca hybrydowa, częste wyjazdy na nieruchomości oraz zdarzające się niestandardowe godziny pracy. W naszym modelu firma wyznacza standardy, szkoli i wspiera, a na koniec pilnuje jedynie realizacji zadań. Nie zajmujemy się pilnowaniem czasu pracy oraz jej organizacją. Wskazujemy jak poszczególne zadania można najsprawniej wykonać i każdy ze współpracowników decyduje, którą drogę wybrać przy realizacji zadania. Dla nas i dla Klienta ważny jest efekt, albo pokazanie starań. Każdy z nas jest inny i dlatego sam powinien wybierać sobie narzędzia i sposoby do wykonania poszczególnych zadań. W zależności od poziomu tych umiejętności może obsłużyć więcej lub mniej nieruchomości i w ten sposób otrzymać większe lub mniejsze wynagrodzenie.

W naszej firmie Zarządca oraz Specjalista ds. Rozliczeń może zarobić od 5 tys. zł. na fakturę (nasza usługa jest zwolniona z VAT) do ok. 9 tys. zł. Górny limit wynika z tego, że w naszej ocenie, aby dobrze wykonać nasze zadanie, Zarządca nie może zajmować się więcej niż 4 nieruchomościami po ok. 150 lokali, a Specjalista ds. Rozliczeń ok. 10 nieruchomościami.

Możliwe są również premie. Już nie tak rzadko nasi Klienci za osiągnięcia potrafią wynagradzać dodatkowymi premiami, które w całości przekazujemy osobom, które na te premię zapracowały. Jednak nie tylko na takie docenienie można liczyć. Co roku wnosimy o podwyżki inflacyjne u naszych Klientów. W dużej mierze są one przyznawane z uwagi na dobre wyniki oraz przede wszystkim z uwagi na to, aby utrzymać realną wartość wynagrodzenia. Ponieważ wynagrodzenie naszych współpracowników jest uzależnione od wielkości przychodów od Klientów również i tymi podwyżkami dzielimy się z tymi, którzy na to zapracowali.

Oprócz fantastycznej atmosfery, cyklicznych szkoleń co 2 tygodnie oraz dobrych warunków do pracy zapewniamy prywatną opiekę medyczną oraz znaczące dopłaty do kart multisport.

Stabilność wynagrodzenia w głównej mierze jest funkcją tego, jak dobrze się wykonuje swoje zadania. Osobom, które dobrze to robią nie pozwalamy odejść, zawsze szukamy rozwiązań, które pozwolą nam kontynuować współpracę. Nie tylko to daje poczucie większego bezpieczeństwa. Od pierwszych dni pracy umawiamy się na miesięczny okres wypowiedzenia, a już po 6 miesiącach wynosi on 2 miesiące, czyli jeszcze lepiej niż w przypadku umowy o pracę. Jeżeli jakiejkolwiek ze stron nie będzie po drodze, mamy wystarczająco czasu na znalezienie zastępstwa, a współpracownik na znalezienie dobrej pracy. Czasami zdarza się, że pomagamy również znalezieniu nowego miejsca pracy osobom, z którymi się rozstajemy.

Nie do przecenienia jest fakt, że przy współpracy z naszą firmą można liczyć na aż 30 dni, kiedy nie trzeba świadczyć swojej usługi. Mamy ustalone zasady przygotowania siebie, zastępcę oraz nieruchomość na ten okres, w taki sposób, aby urlop nie obciążał znacząco zmiennika, który przejmuje na siebie 1 lub co najwyżej dwie nieruchomości.

Procedury oraz system pracy jest tak zorganizowany, że nasz zmiennik wie, gdzie szukać dokumentów oraz danych do poszczególnych spraw. Przy takiej organizacji nie mamy problemu, aby na pewien czas ktoś inny zajmował się powierzonymi w nasza opiekę nieruchomościami.

Regularnie organizowane są szkolenia z zakresu zarządzania nieruchomościami, jak również raz w miesiącu odbywają się spotkania z prawnikiem. Po takich dawkach nauki organizowane są testy sprawdzające poziom wiedzy. Czy sumienni pracownicy mogą liczyć na jakieś nagrody lub premie za wysokie wyniki?

Robimy wszystko, aby w naszej firmie nie było atmosfery wzajemnej rywalizacji, a tego typu nagrody właśnie do tego mogły by doprowadzić. Szkolenia i testy służą innemu celowi. Mamy ambicję być firmą najlepiej przygotowaną merytorycznie do pełnienia swojej roli na nieruchomości. Wiemy, jak mogą wyglądać szkolenia i co może po nich zostawiać w głowach uczestników, jeżeli nie będą one powtarzane, a wiedza z nich nie weryfikowana w postaci testów czy realnych zadań na nieruchomości. Dlatego oprócz testów organizujemy ogólno-firmowe projekty, których realizacja wymaga użycia wiedzy ze szkoleń.

Tak właśnie zrobiliśmy z tematem RODO. W pierwszej kolejności szkolenia, następnie testy, a później cały proces organizacji podmiotu, który ma przygotować dokumenty, a my je wdrożyć na nieruchomościach. Przez powtórki i działanie człowiek najlepiej się uczy, a nasz cel jest taki, aby systematycznie zwiększać kompetencje naszych współpracowników.

Czy pracownicy w Państwa firmie mogą liczyć na jakieś zorganizowane spotkania integracyjne, wyjazdy, wigilie firmowe opłacane z firmowych środków? Jeśli tak, to jak często są one organizowane?

Przynajmniej raz w roku organizujemy spotkania integracyjne. Cieszą się one dużym powodzeniem. Co roku szukamy nowego miejsca i nowych atrakcji. Na te spotkania zapraszamy zarówno byłych współpracowników oraz naszych kontrahentów. Niedawno właśnie odbyło się takie spotkanie, na którym świętowaliśmy nasze 5 urodziny. Nie było osoby, której się nie podobało. Już widzimy plany naszych współpracowników na kolejne spotkania. Nie czekają z naszą inicjatywą i sami organizują kolejne spotkania.

Dotychczas firma Acresta zajmowała się jedynie zarządzaniem nieruchomościami. Z okazji 5-lecia istnienia firmy na rynku postanowili Państwo wyjść naprzeciw oczekiwaniom obecnych klientów zgodnie z popularnym hasłem „Zmieniamy się dla Ciebie” i rozszerzyć zakres świadczonych usług o pośrednictwo, zarządzanie najmem oraz rzeczoznawstwo majątkowe. Tym samym przedsiębiorstwo stało się firmą nieruchomościową, a nie tylko zarządczą. Kiedy planują Państwo zacząć zdobywać nowych klientów w tych obszarach?

Jeszcze taką firmą nie jesteśmy. Zaczynamy cały proces przygotowania firmy do świadczenia tych dodatkowych usług. Pomysł ten powstał z uwagi na coraz większa ilość telefonów zadowolonych Klientów, którzy chcieli nam powierzyć zarządzanie najmem ich lokalu, albo najemców,  którzy chcieli się przeprowadzić do innej dzielnicy i szukali lokalu, w budynku zarządzanym przez nas. Stad tez hasło „Zmieniamy się dla Ciebie”. To nie jest tak, że będziemy aktywnie poszukiwać nowych Klientów. W pierwszym kroku przygotowujemy firmę do tego, abyśmy mogli pomóc naszym obecnym Klientom w pokrewnych obszarach, w których również mamy kompetencje. Później pomyślimy o szerszym rynku.

Jakie macie Państwo plany na najbliższą przyszłość dla firmy Acresta?

Główne nasze plany zostały przedstawione w poprzednim pytaniu. Chciałbym jednak dodać, że cały czas pracujemy nad tym, aby pomóc naszym współpracownikom jak najlepiej świadczyć naszą usługę. Obecnie koncentrujemy się, aby jeszcze bardziej zdigitalizować naszą pracę, nie drukować niepotrzebnie dokumentów i w ten sposób staramy się mieć swój wkład w ochronę środowiska. Przy tej okazji jeszcze bardziej usprawnimy dostęp do informacji niezbędnych w bieżącej pracy oraz zwiększymy bezpieczeństwo danych. Testujemy wiele rozwiązań i szukamy tego najlepszego.

Problemem jest to, że nie jesteśmy typowym biurem księgowym, dla których takie rozwiązania są już przygotowane. Nie ma na rynku oprogramowania dla Zarządców, które w sposób kompleksowy obejmowałoby wszystkie procesy, którymi zarządzamy. Głównie są to pogramy do obsługi księgowe z nakładkami do obsługi wybranych obszarów, a nam marzy się kompletne i integralne oprogramowanie zbudowane przy użyciu najnowocześniejszych technologii oraz wiedzy. Na szczęście trafiliśmy w tym roku na osoby, które mają ten sam cel i poszukiwali partnera merytorycznego. Chętnie się zgodziliśmy. Od kilku miesięcy wspólnie pracujemy nad opracowaniem całej koncepcji. Na przełomie roku będzie wiadomo czy projekt wejdzie w fazę wdrożenia czy też nie. Mocno trzymamy kciuki, aby wszystko się udało.